Réceptionniste

– Accueil :

– Vous assistez les personnes qui se présentent à la réception et répondez à leurs questions.

– Vous accompagnez les visiteurs dans les salles de réunion pour les rendez-vous planifiés. Si le visiteur n’a pas de rendez-vous, vous contactez la personne adéquate.

– Vous proposez à boire en salle de réunion.

– Vous informez la personne concernée de l’arrivée du visiteur.

– Téléphonie :

– Vous répondez de façon professionnelle aux appels entrants.

– Vous transférez les appels à la personne de contact concernée.

– En cas d’absence, vous prenez et transmettez des messages à la personne de contact concernée.

– Vous gérez plusieurs appels entrants à la fois en décrochant et mettant les personnes en attente.

– Courrier :

– Vous récoltez le courrier entrant.

– Vous y aposez un cachet avec la date.

– Vous triez le courrier.

– Vous transmettez le courrier aux personnes concernées.

– Vous scannez, transmettez et classez le courrier.

– Vous tenez un registre des courriers recommandés.

– Livraison :

– Vous vérifiez et contrôlez les documents relatifs aux livraisons.

– Vous réceptionnez les livraisons ou les envoyez sur le bon site.

– Vous prévenez la personne concernée de la livraison.

– Dossiers :

– Vous assemblez des dossiers relatifs aux portes (sectionnelles).

– Vous confirmez les dossiers auprès des clients.

– Vous ajoutez les photos après montage dans Absolut et les envoyez par mail au client.

– Vous vous chargez du Check-in @ work

– Boîte mail :

– Vous gérez la boîte mail générale.

– Vous assurez le suivi des mails ainsi que d’un traitement dans les temps.

– Commandes :

– Vous gérez les commandes, tels que les sandwiches pour le catering, le stock de boisson et de café et le matériel de bureau auprès des fournisseurs convenus.

– Vous effectuez des commandes d’outils pour les collaborateurs et les transmettez aux personnes concernées.

– Vous liez les bons aux personnes concernées dans Officient.

– Vous conservez et scannez les bons de livraison.

– Vous collectez les factures, les faites approuver par l’assistante de direction et les transmettez à la comptabilité.

– Classement :

– Vous effectuez un suivi administratif des documents liés à l’administration des projets et des bons de livraison.

– Vous scannez, classez et répertoriez les reçus.

– Communication :

– Vous maîtrisez le néerlandais, le français et l’anglais pour pouvoir communiquer de façon efficace avec les clients et les collègues.