Om u een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we u meer uitleg geven over de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door WINLOCK SYSTEMS. De verantwoordelijke verwerker is:
– WINLOCK SYSTEMS
– Adres: Weverslaan 32 te 9160 Lokeren
– Telefoonnummer: +32 (0)9 340 50 20
– KBO-nummer: 0460.961.123 – E-mailadres: info@winlockfiredoors.com
Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens. Deze verklaring omschrijft de manier waarop uw persoonsgegevens ingezameld en verwerkt worden op deze website in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inwerkingtreding op 25/05/2018) en met de Kaderwet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de bescherming van hun gegevens.
– Betrokkene = de (potentiële) klanten en relaties van WINLOCK SYSTEMS.
– Verantwoordelijke verwerker = WINLOCK SYSTEMS.
– Verwerker = alle bedrijven waarop WINLOCK SYSTEMS een beroep doet en die met de persoonsgegevens van de betrokkene in contact kunnen komen.
– Derde = een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.
– Persoonsgegevens = alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon. Dit kan rechtstreeks zijn zoals een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, zoals adres, leeftijd en geslacht.
– Verwerking = een bewerking of een geheel van bewerking met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens al dan niet uitgevoerd door automatische procedés. Bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen. Elke CRM-systeem, zoals ons ERP-systeem, valt hieronder.
Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van uw persoonsgegevens.
Wij bewaren uw gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden uw persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.
We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Uw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.
Uw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we gegevens rechtstreeks bij u opvragen door middel van ons contactformulier, per e-mail, telefonisch of nadat u ons zelf heeft gecontacteerd.
Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens via ons ERP-systeem alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij uw persoonsgegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:
– wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven
– voor de uitvoering van een overeenkomst met u
– Voor de uitvoering van een gerechtvaardigd belang
Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:
– het opnemen van contact met ons via het contactformulier, per e-mail of telefonisch;
– de opmaak van de offerte en bestelbon in het kader van ontwikkeling, productie en plaatsing van brandwerende deuren en poorten;
– het afsluiten van een onderhoudsovereenkomst in het kader van een onderhoud;
– de levering van de gevraagde diensten;
– facturatie in het kader van administratief beheer:
– het versturen van nieuwsbrieven naar klanten en relaties;
– het versturen van acties en promoties voor soortgelijke producten en diensten naar klanten en relaties;
In geen geval verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens overeenkomstig artikel 9 AVG.
Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf mogen zij uw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.
In principe worden uw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.
Verwerkersovereenkomsten
Wij gebruiken – indien nodig – steeds een verwerkersovereenkomst als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen bij onze hoofdovereenkomst.
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u de volgende rechten:
U mag weten of we persoonsgegevensgegevens van u hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. U kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.
Als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag u aan ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.
U mag vragen dat uw persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:
– de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
– u de toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;
– u bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
– uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
– uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.
Wij zullen uw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.
U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:
– u de juistheid van die gegevens betwist;
– de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de gegevens gewist worden;
– wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
– u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de uwe in het geding zijn.
Wanneer de verwerking beperkt is, worden uw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.
Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heeft u het recht om u hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van u, zullen wij de verwerking van uw gegevens staken.
Wanneer we uw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heeft u het recht om de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. U mag ons ook vragen om deze doorgifte in uw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.
U heeft het recht om u te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor u rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op uw toestemming. In deze gevallen kunt u ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.
Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van uw toestemming blijft evenwel geldig.
U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Om de verschillende soorten verzoeken te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat niemand anders dan uzelf deze rechten kan uitoefenen werd hiervoor een formulier opgemaakt. U kan het formulier en de instructies hier terugvinden.
Opgelet: bovenstaande opsomming betreft alle rechten die door de AVG/GDPR aan betrokkenen worden toegekend. Dat wil echter niet zeggen dat deze ook effectief in elk geval van toepassing zullen zijn. Indien u een recht wenst uit te oefenen dat niet van toepassing blijkt te zijn op uw concrete situatie, dan zullen wij u hiervan op de hoogte stellen.
Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kunt u uw rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.
Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven. U ontvangt deze als u hierop inschreef of gekend bent bij één van onze diensten. Wenst u een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kunt u zich uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
WINLOCK SYSTEMS maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden. WINLOCK SYSTEMS is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk Facebook, Youtube, Instagram, LinkedIn en TikTok.
Indien u via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden uw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om u verder te helpen of aan uw verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van uw verzoek worden deze berichten nog 6 maand door ons bewaard.
Indien u reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door u verwijderd worden.
Uw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. WINLOCK SYSTEMS heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.
Wij maken op onze website gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vindt u hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kunt u per type cookie toestemming geven of weigeren.
Met onze bewakingscamera’s hebben we de bedoeling om bepaalde plaatsen of activiteiten op de arbeidsplaats te bewaken. De camerabewaking op de arbeidsplaats wordt ingericht met het oog op:
– de veiligheid en gezondheid van de werknemers;
– de arbeid van de werknemers;
– de bescherming van de goederen van de onderneming.
De aanwezigheid van camera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Indien u zich begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat u wordt gefilmd. Daarbij worden dan ook uw persoonsgegevens verwerkt.
Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade of overlast. Indien dat wel het geval is, kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek (max. 3 maanden). De beelden kunnen in dat geval worden overgedragen aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.
Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, laat het ons dan weten. U kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen.
Bent u ontevreden met de behandeling van uw verzoek of bent u van mening dat de behandeling van uw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kunt u een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten. De Gegevensbeschermingsautoriteit kunt u bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.
U kan ons contacteren via het contactformulier, per e-mail naar info@winlockfiredoors.com of per brief naar Weverslaan 32 te 9160 Lokeren.
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.
Schrijf dan zeker in op onze nieuwsbrief door je e-mailadres hieronder in te vullen.
Weverslaan 32
9160 Lokeren
België
Copyright 2023 – Winlock Systems bvba
